Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Interfacetecnológica S.A.S., operador de PartesHP.com, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados directamente a través del sitio web, formularios, solicitudes comerciales, WhatsApp y demás canales bajo su administración.

2. Marco normativo

Esta política se adopta conforme al régimen colombiano de protección de datos personales, especialmente la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones reglamentarias aplicables compiladas en el Decreto 1074 de 2015, así como las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

3. Definiciones básicas

4. Principios para el tratamiento

El tratamiento de datos personales observará los principios legalmente aplicables, entre ellos:

• Legalidad: el tratamiento se realizará conforme al ordenamiento jurídico.
• Finalidad: los datos se utilizarán para propósitos legítimos e informados al titular.
• Libertad: la recolección y tratamiento requerirán autorización cuando corresponda legalmente.
• Veracidad o calidad: procuraremos que la información sea completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: el titular podrá obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: la información será tratada únicamente por personas autorizadas o habilitadas legalmente.
• Seguridad: se aplicarán medidas razonables para proteger la información.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento deberán preservar la reserva correspondiente.

5. Categorías de datos que podemos tratar

• Nombre y datos de identificación o contacto suministrados por el titular.
• Ciudad y ubicación general necesaria para cobertura, despacho o prestación del servicio.
• Teléfono, cuenta de WhatsApp o correo electrónico cuando sean suministrados o utilizados para contactarnos.
• Datos de empresas y contactos comerciales vinculados a solicitudes B2B.
• Información sobre impresoras, computadores, plotters, escáneres, servidores u otros equipos.
• Modelos, seriales, referencias, repuestos, suministros y necesidades técnicas comunicadas por el usuario.
• Información relacionada con cotizaciones, pedidos, facturación, garantías, alquiler y servicio posventa.
• Información técnica de navegación y seguridad cuando sea recolectada mediante el sitio.

6. Finalidades del tratamiento

• Atender solicitudes, consultas y cotizaciones.
• Identificar productos, repuestos, tóner, consumibles y equipos compatibles.
• Gestionar relaciones comerciales con clientes, prospectos y proveedores.
• Procesar pedidos, facturación, pagos, despachos y servicio posventa.
• Coordinar diagnósticos, mantenimientos, reparaciones y soporte técnico.
• Gestionar solicitudes y contratos relacionados con alquiler de equipos.
• Atender garantías, peticiones, quejas y reclamos.
• Realizar actividades administrativas, contables, tributarias y contractuales.
• Proteger la seguridad de nuestros sistemas, canales y operaciones.
• Realizar análisis internos y medición del desempeño del sitio dentro de las finalidades autorizadas y legalmente permitidas.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre productos o servicios cuando exista la autorización requerida.
• Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.

7. Autorización y prueba de la autorización

Cuando sea legalmente exigible, Interfacetecnológica S.A.S. obtendrá autorización previa, expresa e informada del titular antes de realizar el tratamiento.

La autorización podrá obtenerse por medios escritos, electrónicos, formularios, casillas de aceptación, mensajes o cualquier conducta inequívoca que permita concluir razonablemente que el titular otorgó su consentimiento, conforme a la legislación aplicable.

Se conservarán mecanismos razonables que permitan acreditar la autorización cuando exista el deber legal de obtenerla.

8. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

PartesHP.com no solicita de manera ordinaria datos sensibles para sus actividades comerciales. Cuando excepcionalmente resulte necesario tratarlos, se informará al titular el carácter facultativo de suministrarlos y se aplicarán las reglas especiales previstas en la legislación.

Nuestros servicios están dirigidos principalmente a personas adultas y empresas. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando sea legalmente procedente, respetando sus derechos prevalentes.

9. Derechos de los titulares

El titular podrá, en los términos establecidos por la ley:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la autoridad competente por posibles infracciones al régimen de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando legalmente proceda.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento, en los términos legales aplicables.

10. Deberes como responsable

Interfacetecnológica S.A.S. procurará, entre otros deberes legalmente aplicables:

• Garantizar al titular el ejercicio de sus derechos.
• Solicitar y conservar copia o evidencia de la autorización cuando sea requerida.
• Informar las finalidades del tratamiento y los derechos que asisten al titular.
• Conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad.
• Actualizar y rectificar oportunamente la información cuando corresponda.
• Tramitar consultas y reclamos conforme al procedimiento legal.
• Exigir a los encargados del tratamiento el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad aplicables.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando legalmente exista obligación de hacerlo.

Consultas

Las consultas serán atendidas dentro de los términos previstos por la Ley 1581 de 2012. Si no fuera posible responder dentro del término inicial, se informará al interesado la razón de la demora y la fecha en que será atendida, dentro del límite legal aplicable.

Reclamos

Los reclamos deberán identificar al titular, describir los hechos que originan la solicitud, indicar los datos de contacto y acompañar los documentos pertinentes cuando correspondan. Si el reclamo está incompleto, podrá requerirse al interesado para que subsane la información conforme al procedimiento y términos establecidos por la legislación.

12. Encargados, proveedores y terceros

Para desarrollar nuestra operación podemos apoyarnos en proveedores de alojamiento, mensajería, comercio electrónico, analítica, facturación, logística, soporte tecnológico u otros servicios.

Cuando un tercero actúe como encargado del tratamiento, el acceso y uso de los datos deberá limitarse a las instrucciones y finalidades definidas por el responsable y a las obligaciones legales aplicables.

Cuando resulte aplicable una transmisión o transferencia nacional o internacional de datos personales, se observarán los requisitos establecidos por la legislación colombiana.

13. Seguridad y confidencialidad

Adoptamos medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para reducir riesgos de pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o uso indebido de los datos personales.

El acceso a la información se limitará de acuerdo con las funciones y necesidades de la operación. Las medidas podrán actualizarse según la evolución tecnológica, los riesgos identificados y los requerimientos legales.

14. Vigencia de la política

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales rige desde su publicación. Las bases de datos y la información serán tratadas durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades autorizadas, las obligaciones contractuales y los deberes legales aplicables.

La política podrá ser modificada por cambios normativos, operativos o tecnológicos. Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del responsable o las finalidades del tratamiento serán comunicados conforme a las reglas aplicables.

Para información general sobre privacidad en el sitio también puede consultar nuestra Política de Privacidad .